Informatievoorziening in de zorg: klantcase Philadelphia

Hoe een landelijke zorginstelling werkt aan een effectieve informatievoorziening

Werkt u binnen uw zorgorganisatie ook met zelforganiserende teams? Dan zult u erkennen dat dit meer vraagt dan alleen een cultuuromslag. Deze organisatievorm stelt ook eisen aan de informatievoorziening in de zorg. Meer concreet: de beschikbaarheid van betrouwbare informatie door de hele organisatie heen. Dit speelt ook bij Philadelphia - een landelijke zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking.

Om de informatievoorziening decentraal (op locatieniveau) op orde te krijgen én om als organisatie meer datagedreven te kunnen werken groeide de behoefte aan een gestructureerde informatiehuishouding. Voor Philadelphia is dit de basis om uiteindelijk op elk niveau binnen de organisatie (operationeel en strategisch) effectief te sturen. En het mooie is dat wij, Conspect Consulting en ICT, Philadelphia mogen helpen om de juiste omgeving te realiseren.

Uitgangspunten bij het Business Intelligence project

In deze klantcase leest u wat Philadelphia in een recent project gedaan heeft om een toekomstbestendige Business Intelligence omgeving te creëren en welke bijdrage Conspect hieraan geleverd heeft. Jasper Drenth, Lead Business Analyst en projectleider BI bij Philadelphia, blikt terug op het project en deelt zijn ervaringen met Conspect als Business Intelligence partner.

Belangrijkste onderdelen van het BI-project van Phildelphia waren:
Philadelphia wilde als organisatie zoveel mogelijk van het project leren. Er zijn plannen om in de toekomst zelf een BI-team op te zetten. Daarom is Philadelphia zoveel mogelijk in de lead geweest. Onze BI-specialisten werkten samen met 5 vertegenwoordigers van verschillende afdelingen binnen een multidisciplinar projectteam. 

Natuurlijk wilde Philadelphia de informatievoorziening zo goed mogelijk afstemmen op de wensen van de gebruikers en de acceptatie van de oplossing zo groot mogelijk maken. De Business Intelligence oplossing zal in eerste instantie door circa 250 leidinggevenden en uiteindelijk door 750+ medewerkers van zelforganiserende teams gebruikt worden. Daarom is een groep met circa 40 medewerkers uit alle lagen van de organisatie actief betrokken geweest bij alle keuzes die Philadelphia gemaakt heeft.

Betere zorg door effectieve informatievoorziening

Hoofddoel van Philadelphia bij het optimaliseren van de Business Intelligence omgeving was en is om de zorgverlening nog beter af te stemmen op de behoefte van bestaande en toekomstige cliënten

Dit sluit naadloos aan op de ambitie van Philadelphia om toonaangevend te zijn in de gehandicaptenzorg. Met de juiste informatievoorziening zijn locaties en straks de zelforganiserende teams binnen Philadelphia beter in staat om processen efficiënter en effectiever te maken.

Informatievoorziening in de zorg en Big Data

Het bestaande Business Intelligence-landschap binnen Philadelphia bleek onvoldoende ontwikkeld om in te spelen op de nieuwe eisen rond informatievoorziening. De uitdaging werd nog groter door de groeiende hoeveelheid technologie binnen Philadelphia - met de bijbehorende data. Jasper Drenth zegt hierover:

“Men begon al te praten over Big Data en wat je ermee kunt. Wij hadden zoiets van: wacht even, dat is wel erg een hypeterm nu binnen de organisatie. Als we kijken naar de interne informatiehuishouding, dan zijn we nog niet zover. We moesten nadenken over een stappenplan. Een groeimodel om mee aan de slag te kunnen. De behoefte vanuit de organisatie zal moeten uitwijzen welke (soort) data en technologie nodig is, nu en in de toekomst.”

Wat dit project voor Philadelphia betekent? Jasper Drenth zegt hier het volgende over: ”Het is lastig om te meten wat Business Intelligence precies bijdraagt aan onze ambities. We investeren veel in innovaties: internet-of-things, robotica en slimme zorg. Daarin willen we wel voorop lopen. En daar komt heel veel data bij kijken. Daarnaast hebben we ook al heel veel data binnen onze reguliere bedrijfsvoering. Daar valt nog heel veel winst te halen. We leggen met dit project niet alleen een basis om de “basis” informatievoorziening op orde te brengen maar ook een fundering om toekomstige ontwikkelingen aan te kunnen. Het gaat dan niet alleen om de tools, maar ook om de BI-competentie van de medewerkers en de organisatie.”

Datawarehouse als basis voor informatievoorziening in de zorg

Toen het BI-project van start ging, beschikte Philadelphia al over een datawarehouse. Dit was een paar jaar eerder door ons gerealiseerd binnen een hoofdzakelijk ICT- en Finance-gedreven project - dit was tegelijkertijd de eerste samenwerking tussen Conspect en Philadelphia. Het datawarehouse was destijds bedoeld voor het managen van functiegedreven KPI’s. Door capaciteitsgebrek binnen Philadelphia kwam het doorontwikkelen stil te liggen. Los daarvan bleek de opzet te technisch van aard en daardoor te weinig schaalbaar. Er was een nieuw datawarehouse nodig om de informatievoorziening toekomstbestendig te maken.

Informatievoorziening in de zorg: wensen van eindgebruikers centraal

Voor het nieuwe datawarehouse had Philadelphia voorkeur voor Data Vault. Jasper Drenth licht de keuze voor deze modelleringstechniek - om een datawarehouse in te richten - toe: “We wilden niet klakkeloos alle data overpompen omdat we dan ook veel zinloze en niet-gebruikte data over zouden nemen. Bij het vullen van ons nieuwe datawarehouse wilden we alleen gegevens ophalen die we ook echt gaan gebruiken, dus afgestemd op de behoefte van de eindgebruiker. Het behoud van historie en de mogelijke realisatiesnelheid waren voor ons ook belangrijke aspecten.”

Op basis van onze eerste samenwerkig en de voorkeur voor Data Vault gingen we ook voor het nieuwe BI-project met Philadelphia om de tafel. Na een demo van de Conspect Datawarehouse Toolkit (CDT) hakte Philadelphia de knoop door en mochten we opnieuw aan de slag.

Het grote voordeel van CDT is dat het creëren en vullen van een datawarehouse een geautomatiseerd proces is. Dit zorgt voor een reductie van 80% van de ontwikkeltijd.
Effectieve informatievoorziening in de zorg is hiermee sneller te realiseren.
 

De meerwaarde van een BI-architect voor informatievoorziening in de zorg

Natuurlijk zorgt een Business Intelligence project altijd voor uitdagingen. Zo werd het datawarehouse in het eigen rekencentrum van Philadelphia gezet. Welke hardware en welke configuratie heb je dan nodig? In eerste instantie heeft Philadelphia zelf specificaties opgesteld en die zijn ook door Conspect bekeken. De uitkomst bleek voor beide partijen een leermoment; de specificaties waren te licht voor de praktijk en zijn opnieuw opgesteld door een van onze BI-architecten. Jasper Drenth zegt hierover: “Mijn advies aan andere organisaties is om vooraf een goede BI-architect in te zetten voor het ontwerp van de Business Intelligence omgeving. Achteraf gezien hebben wij onderschat hoe belangrijk dit is.”

Implementeren en kennisdelen

Bouwen aan eigen kennis voor effectieve informatievoorziening in de zorg

Onze Consultants hebben tijdens het project samen met Philadelphia relevante informatiebronnen in kaart gebracht en ervoor gezorgd dat de bijbehorende data goed gemoduleerd in het datawarehouse terechtkwam. In een later stadium hebben we geholpen om specifieke KPI’s op te leveren. Daarbij keken we steeds zorgvuldig wat er nodig was en waren we intensief bezig met de business van Philadelphia.

Naast het implementeren van Business Intelligence oplossingen was kennisdelen ook een belangrijk aspect. Met de juiste inzichten in zaken als datamanagement en informatie-analyses is Philadelphia in staat om effectief gebruik te maken van het datawarehouse en de BI-frontend-tool.

BI-tool voor dashboarding, reporting en analyses

Bij het evalueren van de bestaande Business Intelligence omgeving bleek ook dat er goede BI-frontend-tooling nodig was. Op basis van het programma van eisen - waaronder comptabiliteit met  Microsoft - kwam Pyramid Analytics als beste BI-tool uit de bus.

Philadelphia wist dat Conspect reseller is van Pyramid Analytics maar dit heeft bij de selectie van de BI-tool geen rol gespeeld. Jasper Drenth: “Om belangenverstrengeling te voorkomen hebben we Conspect in het begin bewust buiten het verhaal van de BI-tools gelaten. In het selectieproces hebben we wel om advies gevraagd. We hebben niet de resellers laten demo’en maar de leveranciers van het pakket zelf. Want wat zijn we anders aan het selecteren? De reseller of de oplossing?”

Uiteindelijk hebben wij de software geleverd en de implementatie begeleid. Jasper Drenth zegt hierover: “Het was een logische keuze om voor Conspect als reseller te kiezen omdat ze al bij ons in huis waren. Als je meerdere partijen hebt dan vraagt dat meer coördinatie. Nu hebben we één partij die de hele stack kan bedienen. Zo is het tot stand gekomen.”

Hoe ziet Philadelphia de samenwerking met Conspect?

Jasper Drenth zegt hier het volgende over: “De mensen van Conspect zijn heel nauw betrokken bij het project, ook in de uitvoering. Ze zijn eigenlijk een partner in het team, ook omdat de Consultants grotendeels bij ons op locatie werken. Dat is heel fijn. De flexibiliteit en benaderbaarheid vind ik het prettigst. Conspect redeneert niet alleen vanuit de korte termijn maar denkt ook met ons mee op de lange termijn. Ze helpen ons bijvoorbeeld om onze BI-competentie te verbeteren. Het project wordt als een gezamenlijke verantwoordelijkheid gezien en ervaren.”

Over Philadelphia

Stichting Philadelphia is een landelijk werkende organisatie die zorg en diensten biedt aan mensen met een verstandelijke beperking. Ruim 6000 medewerkers en 5000 vrijwilligers zetten zich dagelijks in om ondersteuning en zorg te bieden waardoor cliënten zich zo gelukkig mogelijk voelen en zichzelf kunnen ontplooien. Het aanbod varieert van enkele uren ondersteuning per week tot dagelijkse intensieve zorg. Philadelphia biedt onder meer dagbesteding en begeleide werkvormen.